8 août 2022
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10 méthodes pour réduire rapidement les dépenses informatiques
Auteure : Susan Moore
Voici comment maîtriser les contraintes liées à la réduction des dépenses informatiques à court terme sans nuire à votre entreprise à moyen ou long terme.
Dans un contexte d’inflation et de menace de récession, de nombreuses entreprises sont confrontées à des contraintes de compression budgétaire à court terme, même si elles prévoient de déployer des technologies à plus long terme pour réduire durablement le coût de leurs activités et créer un avantage concurrentiel. La question pour les DSI est de savoir comment réduire les dépenses tout en infligeant le moins de préjudices possible à leur activité à moyen et long terme.
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« Gartner recommande aux entreprises d’adopter une approche structurée et programmatique de la gestion des coûts , explique Chris Ganly, vice-président analyste chez Gartner. « Les recherches ont démontré que les entreprises qui continuent à investir stratégiquement malgré les difficultés et aléas de l’économie ont plus de chances de se démarquer de la concurrence. Mais parfois, les conjonctures difficiles exigent de prendre des mesures contraignantes ».
Gartner research souligne que si la plupart des directeurs financiers se sont appuyés sur des stratégies axées sur les politiques tarifaires pour compenser l’inflation, 39 % d’entre eux se concentreront sur la réduction des coûts si l’inflation reste élevée au 4e trimestre 2022. Cela se traduira bientôt par des demandes explicites de coupes rapides dans les dépenses.
« En dépit de l’urgence et des pressions, il convient de marquer un temps d’arrêt et de se remémorer qu’il y a peu d’intérêt à interrompre ou à arrêter des projets ou des services dont les coûts ont déjà été dépensés ou encourus », déclare Ganly. « Qui plus est, vous nuirez à la capacité de la société à se relancer lorsque les conditions s’amélioreront si vous faites des coupes dans des domaines où vous avez déjà investi ou êtes prêt à fournir des services, et dans des initiatives clés qui ne peuvent pas être facilement relancées ».
Consultez le Guide stratégique : Conseils en cas de récession pour les services informatiques
10 règles pour une réduction rapide des dépenses informatiques
Évaluez plutôt vos possibilités de réduction des dépenses informatiques en vous inspirant de ces règles.
N° 1 : Concentrez-vous sur des répercussions immédiates
Éliminez, réduisez ou suspendez les postes qui auront une incidence dans les semaines ou les mois à venir, et non dans les années à venir. Par exemple, ciblez les dépenses qui sont engagées et payées mensuellement ou trimestriellement sur la base d’un paiement échelonné, plutôt que sur une base annuelle.
N° 2 : Réduisez les dépenses, ne les bloquez pas entièrement
Concentrez-vous sur les coûts qui peuvent vraiment être réduits ou éliminés. Vous ne voulez pas simplement bloquer les dépenses pour la période en cours pour les voir réapparaître plus tard.
Télécharger maintenant :Structure d’optimisation des coûts informatiques
N° 3 : Les liquidités sont primordiales
Ciblez les éléments qui auront une incidence réelle sur le tableau des pertes et profits plutôt que les éléments sans effet sur la trésorerie comme la dépréciation ou l’amortissement. Par exemple, les économies de coûts réalisées avec les services dématérialisés peuvent avoir des conséquences concrètes sur les liquidités, contrairement à la réduction du nombre de licences de logiciels sur site ou des actifs détenus en propre, comme le matériel. La vente et le crédit-bail d’actifs peuvent également permettre de réaliser des économies réelles de trésorerie.
N° 4 : Prévoyez de réaliser toutes ces modifications simultanément
La plupart des entreprises ne réduisent pas suffisamment leurs dépenses en profondeur dès la première mise en œuvre, ce qui signifie qu’elles doivent souvent revoir les coûts et répéter l’opération. Cela crée un cycle destructeur et improductif composé de nombreuses incertitudes, démarches et pertes de productivité. Ce constat est particulièrement applicable aux réductions de personnel, où les cycles de compressions continues peuvent être particulièrement dangereux.
N° 5 : Vérifiez scrupuleusement les comptes
En collaboration avec votre partenaire financier, procurez-vous un tableau détaillé des dépenses, telles que les comptes de frais et les comptes clés du bilan, notamment les charges courues et les paiements anticipés. Utilisez ce tableau pour identifier les réductions de trésorerie spécifiques qui auront des incidences immédiates.
N° 6 : Ciblez les dépenses non déboursées et non encourues
À moins que les paiements (ou les autres engagements) puissent être récupérés ou les paiements anticipés remboursés, ce sont les dépenses non déboursées ou non engagées qui auront les répercussions les plus directes. Évaluez les contrats pour déterminer les clauses de renégociation et de résiliation.
N° 7 : Aborder la question du capital
En général, les dépenses d’exploitation (opex) sont les plus faciles à influencer, mais les dépenses d’investissement (capex) peuvent également être réduites. Les données de Gartner sur les indicateurs clés du secteur informatique montrent que 25 % du budget informatique moyen est consacré aux dépenses en capital. Veillez donc à ce que tous les postes de dépenses informatiques soient pris en compte pour procéder à des coupes budgétaires rapides.
N° 8 : Les coûts irrécupérables ne sont pas pertinents
Lorsqu’il s’agit de réaliser des économies, on dit souvent que « les coûts irrécupérables ne sont pas pertinents », ce qui signifie que les dépenses futures doivent être prises en compte indépendamment des dépenses antérieures ou des « coûts irrécupérables ». Dans une optique de réduction rapide des coûts, ce constat est justifié, mais il convient tout de même de se demander si les économies réalisées seront supérieures aux avantages que l’on peut obtenir et que l’on obtiendra par le maintien de ces opérations.
N° 9 : Réduisez les dépenses discrétionnaires et non discrétionnaires
Les dépenses discrétionnaires, comme celles consacrées aux nouveaux projets, services ou aux nouvelles capacités, sont souvent des postes apparemment plus faciles à aborder. Cependant, même les dépenses non discrétionnaires liées au fonctionnement de l’entreprise, telles que celles consacrées à l’infrastructure et aux opérations informatiques, peuvent être réduites en limitant les usages ou les niveaux de service.
N° 10 : Réduisez à la fois les frais variables et fixes
Les charges fixes sont des dépenses qui restent constantes, indépendamment de l’activité ou du volume, comme le loyer des bureaux, les abonnements et les salaires. Pour les charges fixes, privilégiez les mesures visant à les éliminer. Les coûts variables évoluent avec l’activité ou en fonction du volume, comme les frais relatifs aux télécommunications, aux sous-traitants et aux consommables. Pour les charges variables, concentrez-vous à la fois sur leur réduction et leur élimination.
Pour résumer :
39 % des directeurs financiers interrogés en mai ont déclaré qu’ils procèderaient à des réductions de dépenses au 4e trimestre 2022 si le niveau d’inflation était toujours élevé. La menace permanente de récession ne fera qu’accroître ces pressions en faveur d’une réduction des dépenses.
Les impératifs de réduction des coûts peuvent sembler pressants, mais il convient de réfléchir suffisamment longtemps pour identifier les mesures qui auront une incidence à court terme et celles qui pourraient nuire à l’entreprise à plus long terme.
En suivant ces 10 règles, vous pourrez réduire les budgets informatiques rapidement et le plus efficacement possible.
Cet article a été mis à jour par rapport à l’original datant d’octobre 2020 afin de faire état de récents évènements, de nouvelles conditions et études.
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