27 juillet 2022
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5 méthodes pour optimiser les stratégies de négociation avec les fournisseurs dans un contexte d’inflation des contrats informatiques
Auteure : Jackie Wiles
Assurez-vous de disposer de toutes les informations nécessaires lorsque vous êtes confronté à des devis et des renouvellements de contrats excessifs de la part des fournisseurs de services informatiques.
Avez-vous reçu un devis d’un fournisseur au cours des six derniers mois ? Si c’est le cas, celui-ci a peut-être sollicité une augmentation de prix de 10 %, voire de 30 %, pour un contrat informatique qui augmente généralement de 3 à 5 % par an. Lorsque la haute direction vous demande si cela est vraiment justifié, il peut être difficile de se prononcer. Vous avez besoin d’un processus efficace pour diagnostiquer la cause des hausses de prix et d’une stratégie pour (re)négocier les conditions.
La hausse de l’inflation a rendu difficile la transparence des coûts, au moment même où les entreprises cherchent à déployer des technologies pour réduire le coût de leurs activités et créer un avantage concurrentiel.
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Renforcez votre capacité de négociation avec les fournisseurs
Les négociations avec les fournisseurs sont un élément clé des stratégies d’optimisation des coûts informatiques et peuvent s’avérer difficiles même dans les conditions économiques les plus favorables. Toutefois, les niveaux d’inflation élevés actuels ne vous permettent pas de savoir si vos fournisseurs lient leurs augmentations de prix à leurs dépenses ou s’ils essaient simplement de maintenir leurs marges.
« Vous pouvez déterminer si des hausses de prix qui semblent à première vue exorbitantes et des coûts de renouvellement excessifs sont justifiés et conformes aux indicateurs économiques », déclare Joanna Rosenberger, vice-présidente conseil, chez Gartner. « Mais vous avez besoin non seulement de transparence mais aussi de modèles de calcul des coûts pour renforcer votre position de négociation. »
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Votre stratégie de négociation et votre guide pratique doivent inclure les cinq activités suivantes :
N° 1 Comprendre la cause première des hausses de prix des contrats informatiques
Exigez de vos équipes de vente qu’ils demandent aux fournisseurs de leur fournir des précisions sur les causes fondamentales des augmentations de prix lorsque les prix de renouvellement sont excessifs et que les devis semblent surévalués. Ne vous contentez pas d’explications vagues, telles que «∘ces augmentations sont causées par l’inflation/l’incertitude économique/des retards dans la supply chain∘». Exigez davantage de précisions pour expliquer ou justifier le bien-fondé des augmentations inopinées qui entraînent de lourds dépassements de budget.
Prévoyez suffisamment de temps au cours du processus pour amener les fournisseurs à participer à des discussions factuelles, tant pour les acquisitions de nouvelles technologies que pour les renouvellements de contrats.
N° 2 Exploitez le potentiel des indicateurs économiques pour modéliser les coûts des contrats informatiques.
Les indices de tarification et de coût tels que l’indice des prix à la consommation (IPC), l’indice des prix à la production et l’indice du coût de l’emploi (ICE) sont disponibles auprès de sources publiques. Consultez-les pour mieux estimer les tarifs des fournisseurs et prévoir les éventuels ajustements tarifaires. L’intégration de ces données dans vos modèles de calcul des coûts renforce également la crédibilité de vos négociations (voir n° 3).
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N° 3 Inclure les modèles de calcul des coûts dans votre cahier des charges de négociation
Une modélisation rigoureuse des coûts qui intègre des informations accessibles au public peut vous aider à négocier une juste revalorisation des tarifs.
Imaginez qu’un fournisseur de services de maintenance d’applications vous transmette un contrat de renouvellement annuel avec une augmentation de 18 % des frais de maintenance et d’assistance, en précisant que cette augmentation est imputable à un manque de main-d’œuvre provoquant un accroissement des charges salariales internes.
Votre analyse révèle toutefois que l’ICE de la région n’a augmenté que de 4 % au cours de l’année précédente. L’utilisation de ce modèle pour justifier le coût de revient peut vous aider à présenter une nouvelle offre en vue d’obtenir un prix de renouvellement plus équitable.
N° 4 Adaptez votre guide de négociation en fonction du fournisseur et du contrat
Pour améliorer encore votre position de négociation, identifiez d’autres tactiques spécifiques au fournisseur et au contrat.
Vous pouvez, par exemple, faire coïncider la négociation avec la date de fin du trimestre et/ou de l’exercice fiscal du fournisseur ou envisager des alternatives à moindre coût, comme des fournisseurs étrangers dont les charges salariales sont réduites. Vous pouvez peut-être convaincre l’équipe de vente de votre fournisseur en lui faisant savoir que si votre contre-offre est acceptée, vous seriez ouvert à la possibilité de conclure un accord pluriannuel.
N° 5 Assurez-vous que votre cahier de négociation inclut les termes et conditions des contrats informatiques
Une fois que vous avez obtenu le consentement d’un vendeur à votre offre en retour, évitez de signer trop rapidement. Chaque négociation est une chance d’obtenir des concessions et d’améliorer les termes et conditions. Pour le fournisseur de services de maintenance d’applications mentionné au point 3, par exemple, vous pourriez plafonner les futures augmentations de prix afin de vous assurer de ne pas vous retrouver dans un an face à la même augmentation de 18 % (voire plus) du prix de renouvellement.
En ajoutant la bonne clause de garantie de prix à votre contrat informatique, vous vous protégez lorsque la conjoncture économique est défavorable et vous bénéficiez d’un avantage financier lorsqu’elle revient à la normale.
Par exemple, si l’IPC est l’indice le plus pertinent pour votre contrat informatique, ajoutez des clauses provisoires comme celle de la méthode d’évaluation à la valeur inférieure du marché de sorte que le libellé de votre contrat (avec l’approbation du conseiller juridique) soit similaire à celui-ci : « Dans le cas où vous (le client) choisissez de reconduire, les augmentations ne dépasseront pas l’IPC ou 3 % (le chiffre le plus bas étant retenu) par rapport aux prix mentionnés dans (l’annexe X, tableau Y). »
Pour résumer :
Les périodes d’inflation rendent plus complexes les négociations avec les fournisseurs sur les prix des contrats et des renouvellements de services informatiques.
Les DSI et leurs équipes ont besoin d’une stratégie de négociation et d’un guide de manœuvre pour optimiser les accords et doivent insister sur la transparence des prix.
La modélisation des coûts permet de gagner en rigueur et en influence dans votre position de négociation dans un contexte d’inflation des contrats informatiques.
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Réponse rapide : Quelle stratégie les DSI et leurs équipes doivent-ils adopter dans les négociations avec les fournisseurs pour lutter contre l’inflation ?
Référentiel : Les DSI peuvent utiliser 3 modèles financiers influents pour renforcer leur pouvoir de négociation
* Veuillez noter que certains documents peuvent ne pas être disponibles pour tous les clients de Gartner.