Les directeurs des systèmes d’information (DSI) doivent développer une discipline d’optimisation stratégique des coûts dans le domaine de l’informatique afin de rentabiliser au maximum la valeur commerciale et de limiter les dépenses.
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Assurer une optimisation des coûts stratégique grâce à des dépenses judicieuses dans la technologie
Maximiser la contribution de la technologie sur les activités de l’entreprise grâce à des dépenses plus judicieuses
Les DSI qui parviennent à adopter un langage commun et une approche structurée de la gestion des dépenses au sein de l’informatique et avec les partenaires commerciaux sont plus à même de mettre en place une discipline proactive, programmatique et stratégique d’optimisation des coûts qui apporte une plus grande valeur ajoutée aux services informatiques. Cette étude propose des pratiques exemplaires aux DSI pour :
- Réduire les dépenses en éliminant les dépenses inutiles ou redondantes
- Optimiser les performances en améliorant leur efficacité et productivité
- Créer de la valeur en harmonisant les dépenses en fonction des résultats opérationnels de l’entreprise à atteindre
L’optimisation stratégique des coûts informatiques permet de passer d’une approche réactive à une approche proactive
Pour optimiser leur contribution sur les activités de l’entreprise, les DSI doivent adopter une politique de dépenses intelligentes en recherchant en permanence des moyens de rationaliser les dépenses, d’optimiser les actifs improductifs et de réinvestir dans des technologies à haut rendement.
- Adoptez le principe de rationalisation des dépenses
- Réduisez régulièrement vos dépenses
- Optimisez les dépenses déjà engagées
- Financez de nouvelles capacités
Faire de l’optimisation stratégique des coûts une discipline inhérente aux services informatiques
L’optimisation stratégique des coûts informatiques consiste à placer les résultats opérationnels à long terme au cœur de toutes les décisions financières. Contrairement à une approche qui consiste à réduire les coûts en période de récession et à dépenser sans compter en période de croissance, une approche « intelligente » des dépenses met l’accent sur une prise de décision financière qui se veut durable, orientée sur la création de valeur commerciale.
L’optimisation des coûts informatiques repose sur trois étapes successives :
Étape 1 : établir les raisons justifiant l’importance d’une adoption d’un modèle de dépenses intelligent.
Les mauvaises habitudes se forment en période de prospérité, lorsque les services informatiques n’imposent que peu de restrictions en matière de dépenses. En conséquence, les services informatiques ne sont pas suffisamment sensibilisés à la question de la gestion des dépenses.
L’optimisation des coûts informatiques suppose que les services informatiques adoptent de nouveaux comportements de consommation et qu’ils renoncent aux anciennes habitudes. Pour ce faire, il convient de se fixer un objectif, une raison précise d’agir dans ce sens. Dans cette optique, les DSI doivent sensibiliser le personnel concerné aux avantages que présente une gestion intelligente des dépenses. Par exemple :
partagez des exemples d’habitudes qui traduisent une absence de gestion judicieuse des dépenses, telles que des solutions inutilement complexes, des niveaux de prestations de services excédant les besoins (une assistance 24 h/24, 7 j sur 7, par ex.) exigés par d’autres départements ou unités opérationnelles, des « dépenses fantaisistes » de la part des services informatiques ou d’autres départements, etc.
Partagez des exemples concrets d’entreprises qui ont simultanément optimisé leurs coûts et investi dans le renforcement des capacités informatiques afin de générer une plus grande valeur commerciale.
Demandez aux différents collaborateurs d’étudier les incidences commerciales d’une réduction de 30 % ou d’une augmentation de 30 % d’une certaine catégorie de dépenses en technologies de l’information.
Formulez une déclaration simple et compréhensible sur les raisons qui motivent l’importance de l’optimisation des coûts en technologies de l’information.
Étape 2 : identifier et traduire les comportements en matière de dépenses informatiques par des actions concrètes.
Pour faire évoluer les habitudes de dépenses, les informaticiens doivent adopter de nouvelles mentalités et de nouveaux comportements qui les aideront à passer de leur mode de pensée actuel à une nouvelle approche de gestion intelligente des dépenses. Pour ce faire, identifiez les nouveaux comportements, habitudes et méthodes de travail à adopter, sans oublier les comportements observés actuellement et auxquels il convient de renoncer.
Il faut ensuite traduire ces comportements en actions concrètes afin de les intégrer dans le travail quotidien des membres de votre équipe. Demandez à chaque membre de l’équipe de choisir deux des nouveaux comportements à adopter sans tarder, de prendre un engagement durable pour les mettre à l’épreuve et de proposer des idées sur les moyens qui permettront de les mettre en œuvre. Cet investissement personnel permettra de concrétiser les nouvelles habitudes de consommation.
Étape 3 : renforcer l’adoption de comportements propices à une gestion intelligente des dépenses informatiques.
Réunissez les différents membres de l’équipe pour évoquer les éventuelles difficultés et les progrès accomplis. Soulignez publiquement les progrès accomplis. À cette occasion, cherchez à combler les lacunes existantes sur le plan des ressources en information. Pour que les équipes informatiques puissent prendre des décisions intelligentes sur les dépenses, elles doivent disposer à la fois d’informations financières et des compétences et connaissances nécessaires pour les comprendre, les interpréter et les appliquer.
Pensez également à mettre en place des pratiques destinées à renforcer certains comportements. Ces pratiques routinières désignent des actions fréquentes et répétées, dont l’objectif est de renforcer les nouvelles caractéristiques qui caractérisent la culture de l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, d’une réunion mensuelle avec le personnel informatique pour mettre en commun les données financières de l’entreprise et de l’informatique présentant un intérêt et qui sont facilement compréhensibles et directement liées aux activités de l’informatique.
Instaurez des conditions propices au changement. Les collaborateurs des services informatiques doivent envisager l’approche de rationalisation et d’optimisation des dépenses comme un processus évolutif. Pour tranquilliser l’équipe, les DSI doivent non seulement souligner les réussites, mais aussi les difficultés rencontrées, qui peuvent être source d’enseignements pour l’équipe.
L’optimisation des coûts informatiques implique de réduire en permanence les dépenses qui ne sont pas génératrices de valeur ajoutée
Les DSI entreprennent souvent de réduire les dépenses en réaction ou par obligation en période de difficultés économiques. À l’inverse, une approche rationnelle des dépenses implique une optimisation stratégique des coûts et une rationalisation des dépenses informatiques. Dans un budget technologique en constante évolution, il y a toujours des investissements qui peuvent être revus, rationalisés, voire supprimés.
Se lancer dans des réductions continues et disciplinées des dépenses informatiques est associé à une plus grande maturité financière, comme le souligne le rapport Gartner IT Score pour les DSI. Il en ressort que 77 % des entreprises informatiques matures mettent en œuvre de manière continue des mesures et des stratégies de réduction des dépenses informatiques dans l’ensemble de l’entreprise, contre seulement 18 % des entreprises qui ne sont pas parvenues à maturité.
Les DSI peuvent chercher à réduire les dépenses de la manière suivante :
en examinant et en réduisant de manière proactive et systématique les dépenses qui n’ont pas une incidence concrète sur les résultats opérationnels. Recherchez, par exemple, les outils de surveillance et de gestion obsolètes ou faisant double emploi.
Éliminez ou réduisez les dépenses avant qu’elles ne soient contractuellement engagées. Vous pourrez ainsi réinvestir ces fonds dans des projets qui contribuent à accroître la valeur commerciale.
Analyser toutes nouvelles dépenses en fonction des priorités de l’entreprise. Renégociez les modalités des contrats afin de les rendre plus favorables et plus flexibles.
Négociez avec les vendeurs et les fournisseurs avant que les dépenses ne soient contractualisées.
Réorientez les dépenses vers des postes à plus forte valeur ajoutée et à plus grand rendement.
Au-delà de la réduction des dépenses portant sur des actifs peu performants, l’optimisation des coûts informatiques exige également des DSI et des responsables informatiques qu’ils réaffectent certaines ressources en faveur de projets informatiques susceptibles de générer une plus grande valeur commerciale, par exemple en améliorant la productivité des services informatiques et des activités de l’entreprise. Le principe de base est ici de réfléchir plus intelligemment aux dépenses avant d’engager certaines ressources.
Pour y parvenir, les DSI doivent identifier les services ou les domaines d’activité dont les disparités entre les dépenses sont supérieures aux moyennes sectorielles verticales et rechercher des approches différenciées en matière de dépenses pour chacun d’entre eux. Ainsi, une unité commerciale dont les activités sont saisonnières et dont les capacités sont considérablement accrues pendant les périodes hautes peut être en mesure de réaffecter ou de réduire ses capacités pendant les périodes creuses. En revanche, une division dont les performances commerciales sont relativement plus élevées, comme un secteur d’activité dans le domaine du luxe, peut justifier des dépenses plus importantes consacrées aux technologies de gestion de l’expérience client et envisager d’autres sources d’optimisation.
En optimisant en permanence les coûts informatiques, les DSI réorientent l’utilisation des ressources pour que la contribution des actifs actuels aux opérations informatiques et aux résultats opérationnels soit toujours plus efficace. Pour cela, différentes méthodes sont envisageables, par exemple :
Amélioration du rapport coût-efficacité : permettre aux équipes informatiques de travailler mieux en utilisant moins de ressources, afin de consacrer davantage de ressources à des activités différenciantes.
Augmenter la productivité : utiliser les ressources existantes pour accomplir des tâches à plus forte valeur ajoutée, par exemple en automatisant les flux de travail.
Réorienter les dépenses : débloquer des fonds et des ressources pour mettre davantage l’accent sur les domaines qui ont une plus grande rentabilité ou un plus grand potentiel, par exemple, en déplaçant les dépenses consacrées à la surveillance réactive vers des capacités proactives d’automatisation des processus et de gouvernance.
Investissez dans de nouvelles capacités qui vous apporteront de la valeur commerciale
Les DSI les plus performants intensifient leurs mesures d’optimisation des coûts afin d’investir des ressources dans des domaines susceptibles de générer davantage de résultats opérationnels et d’optimiser ainsi la valeur commerciale des technologies de l’information. Pour ce faire, les DSI et les chefs d’entreprise doivent travailler en étroite collaboration afin d’identifier et de hiérarchiser de nouvelles capacités correspondant aux priorités stratégiques, comme suit :
Harmonisation en faveur de la création de valeur : les DSI doivent veiller à ce que les dépenses soient en phase avec les résultats opérationnels prioritaires. Pour y parvenir, il faut comprendre les besoins et les résultats souhaités par les parties prenantes du secteur des technologies de l’information. Pour acquérir ces éléments, les responsables des technologies de l’information doivent s’associer aux parties prenantes pour déterminer ce à quoi elles attachent de l’importance.
Planification et hiérarchisation : hiérarchiser les projets en fonction de leur contribution prévisionnelle à l’accomplissement de la mission de l’entreprise. Coopérez avec les parties prenantes de l’entreprise pour définir ces priorités et pour élaborer et valider une analyse de rentabilisation.
Mise en œuvre et évaluation : en collaboration avec les dirigeants de l’entreprise, documentez et validez officiellement le plan d’investissement technologique, communiquez les éventuels changements et évaluez les apports en termes de valeur en fonction de critères de réussite clairs.
Itérations et innovations : évaluez les progrès, réévaluez les besoins des parties prenantes et adaptez-vous aux nouvelles exigences. Soyez à l’écoute des besoins des clients, répondez-y et faites preuve d’agilité et de souplesse.