5 méthodes pour une optimisation des coûts efficace à long terme

Pour résumer :

• Une optimisation des coûts bien pensée peut stimuler la croissance, l’investissement et l’innovation.
• Pourtant, les entreprises peinent souvent à imposer des mesures rigoureuses concrètes qui perdurent au-delà de la première année.
• Pour mettre en place un programme efficace et pérenne, les dirigeants doivent assurer une plus grande transparence financière, définir des critères de référence, établir une obligation de rendre compte, gérer les dépenses à tous les niveaux et consacrer les sommes économisées à la conduite de la stratégie.

Les responsables rencontrent souvent des difficultés à instaurer une optimisation des coûts dans une perspective de viabilité à long terme. Selon une étude de Gartner, seules 11 % des entreprises parviennent à maîtriser leurs optimisations pendant trois années consécutives. Mais lorsque cette démarche est bien orchestrée, elle permet de préserver les opérations courantes tout en identifiant des pistes de rationalisation et permet d’allouer les économies aux domaines de l’entreprise qui sont susceptibles de croître, d’investir ou d’innover.

« Des cycles répétitifs de réduction des coûts sont souvent liés à l’absence d’une réelle discipline d’optimisation des coûts et au fait que l’on ne parvient pas à démontrer clairement que cette optimisation est étroitement liée à la création de valeur », explique Robert Naegle, vice-président analyste chez Gartner. « Une véritable optimisation stratégique des coûts passe en revue les dépenses dans le cadre d’un programme, optimise les ressources actuelles et transfère les économies au profit d’investissements qui apportent une plus-value à l’entreprise ».

Télécharger maintenant : Votre guide pour une optimisation des coûts stratégique et non tactique

Comment mettre en œuvre une optimisation des coûts réussie ? 

N° 1 : garantir une totale transparence financière

Suivez les dépenses en fonction des résultats afin de mieux comprendre leur valeur pour l’entreprise. Une telle appréciation permet également d’évaluer quelles sont les dépenses qui doivent être optimisées. Analysez votre budget en fonction des quatre variables suivantes :

1. Le montant que vous consacrez aux ressources de base. Il convient de prendre en compte la main-d’œuvre, les installations, les services, le matériel et les logiciels.
2. Les tâches opérationnelles qui sont réalisées grâce à vos ressources de base.Cela comprend notamment les campagnes de marketing ou les programmes de formation qui sont porteurs de résultats.
3. Vos tâches opérationnelles réparties en fonction des capacités de l’entreprise. Qu’elle soit interne ou externe, chaque fonction a une influence et doit être comprise par la partie prenante, celle-ci doit en retour lui accorder de l’importance et être prête à payer pour l’obtenir (génération de prospects, marketing de produits, recrutement et fidélisation, etc.)
4. Le montant que vous consacrez au fonctionnement de l’entreprise par rapport à celui que vous consacrez à sa transformation. Dans ce contexte, examinez le montant que vous consacrez au maintien des opérations par rapport aux dépenses liées au développement et à l’innovation.

N° 2 : fixer des objectifs et des critères de référence

Vous pouvez ensuite comparer vos dépenses à celles de vos pairs grâce à une analyse comparative externe. Cette démarche permet de faire le point sur la situation en continu et de réduire le champ d’application de la recherche de dépenses pouvant faire l’objet d’une optimisation. 

• Définissez un référentiel pour les dépenses.
• Évaluez les performances en vous appuyant sur des sources externes (si possible).
• Établissez un bilan des améliorations constatées au fil du temps.

Prenez note : lorsque l’augmentation des dépenses n’a pas de lien démontrable avec l’amélioration des performances de l’entreprise, remettez en question ces dépenses.

N° 3 : établir des responsabilités claires

Pour que l’optimisation des coûts se pérennise, elle doit être considérée comme une discipline suivie systématiquement par les responsables de vos unités opérationnelles et faire partie intégrante de la culture de votre entreprise. Une gestion rigoureuse d’un budget donné est une démarche proactive et peut justifier des examens moins minutieux si l’optimisation des coûts est désormais perçue comme prioritaire par la société. De plus, la poursuite de ces mesures d’optimisation des coûts permet d’investir dans les capacités qui seront exigées ultérieurement par la stratégie de l’entreprise.

En savoir plus : Pour gérer efficacement les dépenses, adoptez une structure de référence commune.

N° 4 : maîtriser les charges provenant à la fois de l’offre et de la demande.

Votre budget doit inclure les dépenses liées à l’offre et à la demande : analysez les dépenses que vous maîtrisez (offre), ainsi que les dépenses attendues par vos parties prenantes ou vos clients (demande). Ces catégories peuvent vous aider à mieux évaluer et hiérarchiser vos dépenses :

Approvisionnement

• Approvisionnement et gestion des fournisseurs :il s’agit du montant que vous consacrez aux ressources. Les réductions de coûts sont axées sur la tarification et les quantités de ressources nécessaires à l’exécution des activités.
• Production et prestation :ce poste finance les dépenses liées aux activités courantes de l’entreprise. Les dépenses consacrées à la conduite des opérations ont tendance à se renouveler lorsqu’elles ne sont pas activement contrôlées et optimisées.

Demande

• Innovation et évolution des activités : il s’agit généralement des premiers investissements affectés par une réduction des coûts en réponse à une situation donnée. Les coupes budgétaires sont souvent différées et leur incidence est rarement quantifiée ou comprise.  Les dépenses liées à la transformation des activités doivent être limitées dans le temps et respecter certaines obligations.
• Distribution et consommation : ces dépenses sont souvent importantes et augmentent rapidement. Pour pouvoir maîtriser les coûts liés à la distribution et à la consommation, il faut démontrer que l’on peut obtenir de meilleurs rendements du côté de l’offre.

N° 5 : mettre à profit les réductions de coûts pour orienter la stratégie de l’entreprise

Chaque dirigeant est tenu d’évaluer en permanence les dépenses et de les remettre en question. Vous devez réduire et optimiser les dépenses lorsque c’est possible, afin de financer de nouvelles mesures qui permettront de mettre en œuvre la stratégie de la société. Pour ce faire, il convient au préalable de déterminer comment tirer parti des économies réalisées.

En posant les questions pertinentes suivantes à vos responsables de fonctions, vous découvrirez où vous devez vous concentrer, consacrer du temps et de l’argent, car les objectifs prioritaires sont susceptibles de changer au fil du temps :

• Quelles sont les différentes mesures mises en œuvre actuellement pour répondre aux besoins des principales parties prenantes ?
• Comment ces activités permettent-elles d’orienter la stratégie globale de l’entreprise ?
• De quel soutien avez-vous besoin pour mettre en œuvre ces projets ?