4 étapes clés pour élaborer un dossier commercial convaincant pour financer votre achat de technologie d’entreprise

Les équipes de parties prenantes interdisciplinaires supervisent la plupart des achats de technologies d’entreprise aujourd’hui et la réalisation d’une analyse de rentabilité convaincante est essentielle pour obtenir un financement, en particulier en période d’incertitude économique, que vous envisagiez d’acquérir une nouvelle technologie ou de remplacer ou mettre à niveau des systèmes existants.

La meilleure façon de justifier les dépenses est d’élaborer un dossier commercial qui démontre comment la technologie ou la solution choisie répondra aux attentes des parties prenantes et aux priorités de la société et permettra de générer des résultats commerciaux. Pour ce faire, vous devrez démontrer tous les avantages de l’achat en termes de coûts, de valeur et de risque, et transmettre ces informations par le biais d’une présentation simple mais convaincante.

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Voici quatre étapes à suivre pour réussir.

La première tâche de l’équipe d’achat est de prendre connaissance des priorités et des attentes des parties prenantes. Ne vous contentez pas de demander l’avis des représentants de l’équipe d’achat ; sollicitez et recueillez les commentaires des responsables du budget et de l’ensemble de la société pour comprendre les besoins et les objectifs de ceux qui seront directement ou indirectement touchés par tout changement. Assurez-vous que tout outil ou solution répond aux priorités et aux valeurs essentielles à la mission de l’entreprise, les fait progresser et permet d’atteindre les résultats escomptés.

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Pour attester de la pertinence d’un projet, mesurez les résultats prévus en termes de valeur commerciale produite ou générée, dans un laps de temps spécifique. Consultez vos parties prenantes pour savoir quelles mesures leur tiennent le plus à cœur afin de pouvoir évaluer et expliquer la valeur de l’investissement proposé en fonction de leurs priorités et de la mission ou de la stratégie de la société.

Des indicateurs clairs, axés sur l’activité (idéalement contrôlés par des tableaux de bord d’entreprise ou informatiques) sont particulièrement importants pour obtenir le soutien nécessaire aux innovations ou aux investissements dans de nouvelles technologies de pointe pour lesquelles il est moins aisé d’établir une analyse de rentabilité.

Ne vous contentez pas de tenir compte des coûts initiaux ou des investissements préliminaires lorsque vous exposez la valeur et le retour sur investissement attendus de l’achat de la technologie proposée. Rassemblez des données et des éléments attestant de la valeur globale de la technologie ou de la solution déployée par le biais d’une approche plus équilibrée qui aborde les points suivants :

• le coût total de possession, y compris les implications technologiques et les exigences de prise en charge de la technologie « en aval », les coûts de gestion, de maintenance et de formation des utilisateurs finaux.

• une harmonisation étroite avec les valeurs stratégiques de la société.

• les risques : non seulement d’investir dans la solution proposée, mais aussi les coûts et les risques liés à l’inaction.

Documentez tous les résultats et l’analyse dans un dossier commercial qui a pour point de départ l’énoncé du problème. Recourez à des arguments narratifs pour expliquer clairement pourquoi la résolution de ce problème ou de ce besoin par le biais du logiciel ou de la technologie recommandée est essentielle pour votre entreprise.

Présentez toutes les activités que vous pensez pouvoir optimiser grâce à la solution. Mentionnez celles qui sont porteuses de résultats et qui peuvent être traduites en termes de retombées sur les indicateurs de performance et les résultats clés de votre entreprise.

Veillez à toujours formuler votre exposé dans les termes utilisés par votre public ou vos parties prenantes, en particulier lorsqu’il est question de résultats, mais évitez de recourir à un jargon trop technique ou descriptif. N’oubliez pas d’aborder le rôle que les personnes et les processus joueront dans la réussite de sa mise en œuvre.

Pour résumer : 

• La rédaction d’une analyse de rentabilité convaincante dans un langage commercial simple aidera votre équipe d’achat de matériel technologique à obtenir le soutien financier et budgétaire des parties prenantes.

• Trouvez un équilibre lorsque vous faites ressortir les notions de coût, de valeur et de risque de votre investissement technologique ou logiciel proposé.

• Utilisez des techniques propres à la narration pour relater les faits afin d’expliquer clairement pourquoi le logiciel ou la technologie recommandé(e) est essentiel(le) pour relever les défis de votre entreprise.

Colin Reid, vice-président de la gestion des produits, dirige les équipes de Gartner chargées de définir le champ d’application, de concevoir, de mettre en service et de gérer les applications SaaS mondiales, dont BuySmart. Auparavant, en qualité d’analyste chez Gartner, il accompagnait les clients dans la conception, la réalisation, l’intégration, l’exploitation et l’optimisation de tous les aspects de la technologie liée au marketing et aux contenus ainsi que lors de leur exploitation. M. Reid a également acquis de l’expérience en tant que directeur général du marketing, chef de l’exploitation et chef d’équipe au sein de sociétés de marketing clientes, d’agences de marketing et de fournisseurs de technologie internationaux.